So managen Sie Ihre Dokumente richtig

Egal ob Digital oder gedruckt: Tagtäglich flattern unzählige Dokumente durch die Büros dieser Erde. Oftmals gehen, bevor die eigentliche Arbeit beginnen kann massig viele E-Mails hin- und her. Da den Durchblick zu behalten, ist gar nicht so einfach. Umso wichtiger ist, Dokumente richtig zu managen.
Chaos im Dokumentenmanagement kostet nicht nur Zeit, sondern letztendlich auch den Erfolg. Dokument ablegen, raussuchen, hin- und herschicken, unterschreiben lassen oder Änderungsvorschläge suchen – das dauert. Vor allem ist es aber eins: ineffizient. Der Erfolg leidet darunter, wenn wichtige Dokumente zu lange brauchen, bis sie wieder zum Kunden kommen. Es wirkt einfach nicht professionell, wenn Sie versehentlich das falsche Dokument rausschicken oder Wochen brauchen, um Unterschriften auf einen Vertrag zu setzen. Wenn Sie sich in dem Chaos wiedererkennen, sollten Sie Ihr System überdenken. Im folgenden Text geben wir einen Ausblick darauf, was Ihr Workflow leisten können sollte.

Welche ist die aktuellste Version?

Daten werden ständig überarbeitet. Häufig werden die überarbeiteten Dokumente, dann mit einem neuen Namen abgespeichert. Doch wie behalten Sie jetzt den Überblick darüber, welche die aktuellste Datei ist? Schwierig wird es auch, wenn Daten geräteübergreifend genutzt werden sollen bzw. von mehreren Personen. Oftmals ist dann nicht klar, ob überhaupt alles am richtigen Ablageort ist oder ob jemand anders lokal noch relevante Daten hat. Es ist wichtig zu vermeiden, dass das Suchen der benötigten Daten länger dauert, als das eigentliche bearbeiten. Das können Sie dagegen tun:

• Entwickeln Sie ein eigenständiges System zur Ablage und Benennung von Dokumenten.
• Nutzen Sie Tools, die das Archivieren, Ansehen und Wiederherstellen einer vorherigen Version möglich machen.
• Bleiben Sie flexibel. Machen Sie von geräte- ortsabhängigem Zugriff gebrauch. Es bietet sich an, Cloud-Dienste zu verwenden, die auch mobiles Arbeiten ermöglichen.

Zusammenarbeit und die Zuordnung von Verantwortlichkeiten

Auch das kennen Sie bestimmt: Sie arbeiten im Team und sollen zusammen ein Dokument kreieren. Erst mal sollen natürlich alle Zugriff darauf haben. Dann muss irgendwo Feedback und Input gesammelt werden und später auch eingearbeitet werden. Das könnte natürlich auch so erfolgen, dass das Dokument aufgeteilt wird und später wieder zusammengefügt werden muss. Dazu kommt noch, dass Sie einen Verantwortlichen festlegen, der später entscheidet, welches das finale Dokument ist. Das alles ist natürlich nicht so leicht. Wenn viele Personen an einem Dokument arbeiten, kann schnell Chaos entstehen. Wie bekommen Sie das also in den Griff und schaffen eine harmonische und effiziente Zusammenarbeit?

• Legen Sie von Anfang an Zuständigkeiten fest und dokumentieren Sie diese, falls nötig. Wer erstellt oder prüft was? Wer nimmt das Dokument final ab? Welche Person darf eigenständig arbeiten und wer sollte Vorschläge erst mal als Kommentar einbringen?
• Einigen Sie sich auf einen Ort, an dem alle Kommentare und Änderungswünsche gesammelt werden. Daran muss sich dann jeder halten und das geräteunabhängig.
• Minimieren Sie die Zahl der Dokumente, an denen gearbeitet wird. Es entsteht sonst schnell Chaos, weil keiner mehr weiß, wer, was schon geändert oder kommentiert hat. Auch hier könnten Cloud-Dienste helfen. Eine weitere Option wäre es, die Dokumente online zu bearbeiten, so können alle gleichzeitig arbeiten und es sind weniger Dokumente nötig.
• Es kann sein, dass zur Bearbeitung eines Dokuments, Hintergrundinformationen benötigt werden, die nur analog vorliegen. In so einem Fall ist es wichtig, die Dokumente zu scannen. So kann in Zukunft jeder einfach darauf zugreifen.

Einbeziehen von Externen

Dieselben Probleme oder noch gravierender treten auf, wenn Externe an solchen Dokumenten mitarbeiten müssen. Bei solchen wissen Sie nämlich nicht, welche Dateiformate und Tools sie verwenden. Außerdem könnten die Richtlinien für den Gebrauch von Cloud-Diensten anders sein, als bei Ihnen. Davon mal abgesehen sollen Externe auch nicht unbedingt dieselben Rechte haben, wie Ihre Kollegen. Und natürlich, soll das Ganze auch nicht zu kompliziert werden. Das lässt sich vermeiden, wenn:

• Sie die Dokumente so anlegen, dass sie intuitiv bearbeitet werden können. Bei PDFs funktioniert das besonders gut. Hier gibt es die Möglichkeit, es einfach auszufüllen oder zu kommentieren.
• Sie ein extra Tool verwenden für den Austausch. So vermeiden Sie unzählige Mails. Natürlich sollte dieses Tool den höchsten Sicherheits- und Datenschutz bieten, damit beide Parteien es bedenkenlos nutzen können.
• Wie bereits erwähnt, benutzt jedes Unternehmen unterschiedliche Mittel und Tools. Deshalb ist es besonders wichtig, dass Sie für Ihre Dokumente gängige Dateiformate wählen.
• Ein großer Vorteil wäre, wenn der Dokumentenstatus live übertragen werden könnte. So kann ihn jeder immer ständig abfragen, ohne der anderen Partei auf den Zeiger gehen zu müssen.
• Hilfreich ist es ebenfalls, wenn sensible Informationen versteckt werden können.

Unterschriften einholen

Einige Dokumente erfordern es, dass mehrere Personen unterschreiben. Doch das ist gar nicht so leicht, wenn sich die Personen beispielsweise an verschiedenen Standorten befinden. Auch dafür gibt es natürlich Lösungen:

• Es ist nicht immer möglich, Dokumente ständig von digital zu analog umzuwandeln und wegen einer Unterschrift postalisch zu versenden. Natürlich können auch digitale Unterschriften rechtskräftig sein. Verwenden Sie dafür entsprechende Tools, die Authentifizierungsschritte verwendet. So bleiben Sie auf der sicheren Seite.
• Häufig sind mehrere Unterschriften nötig. Vereinfachen Sie den Prozess und holen diese parallel ein. Es gibt Tools, bei denen das möglich ist. So ersparen Sie sich Zeit und Nerven.
• Falls es Dokumententypen gibt, die immer wieder auftreten und von derselben Person unterschrieben werden müssen, bietet es sich an einen Workflow zu definieren. Genauso hilfreich können Vorlagen sein.

Fazit

Sie sehen also, wenn es um die Ablage und Bearbeitung von Dokumenten geht, darf man nicht gleich den Kopf in den Sand stecken. Für viele potenzielle Probleme gibt es simple Lösungen, die Ihnen das Arbeiten erleichtern werden.

Lesen Sie hier außerdem, wie Sie Projekte am besten managen.