Projektmanagement: So funktioniert’s am besten! Teil 1

Egal, welche Art von Projekt Sie aufziehen, jedes Projekt benötigt eins: Projektmanagement. Ohne, könnte Ihr Projekt ein Reinfall werden. Dafür gibt es verschiedene Methoden, die jedoch alle eines gemeinsam haben: Menschen, die für ein Ziel zusammenarbeiten. Welcher Weg bietet sich am besten an um dieses Ziel zu erreichen? Dieser Artikel ist aufgeteilt in zwei Teile. In diesem Teil erklären wir Ihnen die verschiedenen Phasen des Projektmanagements und erzählen Ihnen außerdem alles, was Sie grundlegend darüber wissen müssen.

Was ist Projektmangement?

Zu Projektmanagement zählt man die Führung, Koordination und Steuerung aller Elemente, die zur Erreichung eines Projektziels beitragen. In den meisten Fällen unterteilt man das Projektmanagement in die folgenden fünf Phasen: Initiieren, Planen, Steuern, Kontrollieren und Abschließen.

Was versteht man unter agilem Projektmanagement?

Wie der Name schon verrät, folgt das agile Projektmanagement agilen Prinzipien. Dabei sind Individuen, Interaktionen und eine kurzfristige Reaktion auf Veränderung wichtiger als übergeordnete Prozesse und das Befolgen des Plans. Typisch für diese Methode ist ein iteratives (Unterteilung in zeitliche Etappen) und inkrementelles (aufeinander aufbauendes) Vorgehen.

Warum ist Projektmanagement so wichtig?

Damit Projekte den gewünschten Erfolg erzielen können, ist es notwendig, dass Experten aus verschiedenen Bereichen zusammenarbeiten. Das bestmögliche Ergebnis können Sie nur dann erzielen, wenn alle an einem Strang ziehen. Hier kommt das Projektmanagement ins Spiel: Es soll dafür sorgen, dass Elemente effektiv miteinander verbunden sind und zum gemeinsamen Projektziel führen. Damit das gut funktioniert, bedarf es Planung. Die Vorteile, die sich daraus für das Unternehmen ergeben sind:

• – Geringere Kosten,
• – Erkennen von Planabweichungen,
• – bessere Abstimmung zwischen den Beteiligten und
• – das erfolgreiche Erreichen des vordefinierten Ziels.

Die fünf Phasen des Projektmanagements

Wie bereits oben erwähnt, geht man im Projektmanagement häufig von fünf Phasen aus:

1. 1. 1. Vorbereiten

      In der ersten Phase erfolgt die Entscheidung für- oder gegen ein Projekt.

      • – Soll das Projekt durchgeführt werden?
      • – Welche Ziele würden damit verfolgt werden?
      • – Welche Ergebnisse erwarten Sie, Ihre Kunden und Vorgesetzten von dem Projekt?

In diesem Schritt könnte, je nach Unternehmen, ein Projektantrag gestellt werden. Handelt es sich um ein Kundenprojekt können jetzt bereits konkrete Abstimmungen mit dem Kunden getroffen werden und ein Kostenvoranschlag erstellt werden.

1. 2. Initiieren

   Wird der Auftrag erteilt, so beginnt die zweite Phase. In dieser Phase gilt es Grundlagen zu schaffen und Rahmenbedingungen zu klären. Legen Sie konkrete Projektziele fest und dokumentieren Sie diese. Hier werden auch Erfolgsfaktoren und Risiken identifiziert.
   Außerdem stellt der Projektleiter sein Team zusammen und stimmt Inhalte ab. Außerdem plant er die Kommunikation und Organisation in diesem Team und legt Qualitätskriterien fest. Wichtig hierbei ist, immer die Wirtschaftlichkeit zu berücksichtigen.

2. 3. Planen

   Planungskompetenz ist natürlich nicht nur während dieses Schrittes notwendig, sondern zieht sich durchs ganze Projekt. Spätestens jetzt sollten Sie einen Projektplan erstellen und diesen abstimmen. Dieser sollte Aufgaben, Termine, Kosten, Kapazitäten, Ergebnisse und Meilensteine enthalten. Des Weiteren stellen sich folgende Fragen:

   • – Müssen Verträge geschlossen werden?
   • – Ist ein Reporting sinnvoll, dessen Rahmen schon jetzt aufgesetzt werden sollte, da es laufend angepasst wird?

3. 4. Steuern

   Der Projektleiter ist dafür verantwortlich, ständig Umsetzung und Ergebnisse zu prüfen. Dabei sind vor allem die Faktoren Qualität, Zeit und Kosten relevant. In diesem Schritt ist die Kommunikation besonders wichtig. Dass die Umsetzung an der ein oder anderen Stelle abweicht, ist kein Problem. Der Hauptverantwortliche ist dafür zuständig, entsprechend darauf zu reagieren.

4. 5. Abschließen

   Wer am Anfang die Ziele klar definiert hat, hat hier leichtes Spiel. Im letzten Schritt überprüft man die Wirtschaftlichkeit eines Projektes. Außerdem erstellt man gegebenenfalls ein Reporting, in dem Ergebnisse und Projekt dokumentiert sind. Dafür benötigen Sie das Feedback von Kunden, Mitarbeitern oder anderen Beteiligten. Die bei dem Projekt gesammelten Erfahrungen, fließen in Zukunft in andere Projekte mit ein.

Lesen Sie hier den zweiten Teil des Artikels.