Projektmanagement: So funktioniert’s am besten! Teil 2

Willkommen zu Teil 2 von diesem Artikel. Im ersten Teil haben wir bereits die grundlegenden Dinge zum Thema Projektmanagement erklärt. In diesem Teil wollen wir Ihnen die bekanntesten Projektmanagement-Methoden sowie hilfreiche Tools vorstellen.

Die bekanntesten Projektmanagement-Methoden

Die fünf Phasen des Projektmanagements bilden das Grundgerüst für die meisten Projektmanagement-Methoden. Aus diesem Grundgerüst haben sich verschiedene Methoden ergeben, die je nach Bedarf unterschiedlich einsetzbar sind. Mit jeder dieser Methoden erreichen Sie ihr Ziel. Abhängig ist jede Methode von Zielen und deren klaren Definitionen. Um dabei zu helfen gibt es das sogenannte SMART-Modell. Ein Akronym, dass für Specific, Measurable, Achievable, Reasonable und Time Bound steht. Im Deutschen bedeutet das so viel wie Spezifisch, Messbar, Akzeptiert/Attraktiv, Realistisch und Terminiert. Stellen Sie Ihre Ziele mithilfe dieser Kriterien auf. Haben Sie das getan, gibt es jetzt für Sie verschiedene Wege Ihr Ziel zu erreichen.

1. 1. Kritischer Pfad

   Diese Methode bietet sich besonders für komplexere Projekte mit vielen Variablen an. Diese Methode beschreibt einen Pfad, der die Abhängigkeiten von Aufgaben berücksichtigt. Ziel ist es, Abhängigkeiten zu schaffen, um so festzustellen, welche Aufgabe höher priorisiert ist, als eine andere. Man legt also fest, welche Aufgabe zuerst bearbeitet werden muss, bevor die nächste angegangen werden kann. Aufgaben haben bei dieser Methode wenig Spielraum, weil es keine zeitlichen Puffer gibt. Hier ist es besonders wichtig, dass der Projektmanager die Abwicklung genau im Blick hat, um bei Engpässen entgegenwirken zu können.

2. 2. Wasserfall-Modell

   In diesem Modell, wird das Projekt zunächst in Sequenzen unterteilt. Diese Sequenzen werden dann nacheinander angegangen. Die zweite Sequenz kann also erst bearbeitet werden, wenn die erste abgeschlossen ist. Diese Vorgehensweise sorgt für eine übersichtliche Struktur und macht das Projekt leicht kontrollierbar. Aus diesem Grund ist sie gut für Projekte geeignet, die keine spontanen Korrekturschleifen benötigen. Ist eine Phase erst mal abgeschlossen, lässt sich diese nur schwer nochmals anpassen. Ein Projekt, bei dem dieses Modell zum Einsatz kommt, sollte also konstante Anforderungen mitbringen.

3. 3. Meilenstein-Trendanalyse

   Diese Methode basiert darauf, wie der Name schon vermuten lässt, Meilensteine zu definieren und den Fortschritt des Projektes daran zu messen. Während eines Projektes, das nach dieser Methode funktioniert, sollten immer wieder Prüftermine stattfinden, in denen die Zwischenergebnisse besprochen und bewertet werden. Außerdem wird der weitere Verlauf des Projektes besprochen. Die Meilenstein-Trendanalyse verläuft, ähnlich wie die Wasserfall-Methode, Schritt-für-Schritt.

4. 4. Kanban-Methode

   Bei der Kanban-Methode verwendet man ein sogenanntes Kanban-Board. Auf diesem Board befinden sich drei Spalten, in denen die Aufgaben, je nach ihrem Status, eingeordnet werden. In den meisten Fällen werden die Folgen mit „To Do“, „In Progress“ und „Done“ betitelt. Diese Spalten können beliebig umbenannt oder mit weiteren Spalten ergänzt werden. Diese Methode ist recht flexibel und findet deshalb im agilen Projektmanagement häufig ihren Platz. Geeignet ist die Kanban-Methode für Projekte, die spezielle Anforderungen haben oder sich noch stark verändern können.

5. 5. Das magische Dreieck und die Nutzwertanalyse

   Bei den beiden Begriffen handelt es sich weniger um Methoden, als vielmehr um methodische Instrumente.
   Das sogenannte magische Dreieck besteht aus drei Größen: Zeit, Kosten und Qualität. Wird einer der drei Parameter verändert, so wirkt er sich auch auf die anderen Komponenten aus. Um das Projektziel zu erreichen, muss jede Änderung eines Parameters durch Anpassungen der anderen beiden Parameter ausgeglichen werden.
   Die Nutzwertanalyse kann einem dabei helfen, schwere Entscheidungen, die im Projektverlauf auftreten, zu treffen. Hierbei werden die verschiedenen Optionen aufgeschrieben und die Vorteile mit Punkten bewertet. Wenn Sie wissen wollen, wie eine Nutzwertanalyse genau funktioniert, lesen Sie hier unseren Artikel dazu.

Projektmanagement-Softwares

Die meisten Projekte sind so Komplex, dass es einer einzigen Person nicht möglich ist, den Durchblick zu behalten. Zum Glück gibt es einige Tools, die Ihnen dabei helfen, Ihre Projekte zu organisieren. Im Folgenden geben wir Ihnen eine kleine Übersicht über ein paar Tools.

1. 1. Asana

   Diese Software eignet sich gut für den Einstieg. Sie umfasst alle Features, die anfangs für das Projektmanagement wichtig sind. Bezahlen muss man für die Wartung der Software, Updates, Back-ups von Daten sowie dem persönlichen Kundenservice.

2. 2. Trello

   Trello basiert auf der oben beschriebenen Kanban-Methode. Es bietet nur eine Projektansicht, die aufgebaut ist, wie ein Kanban-Board. Es bietet sich nicht an, hier Projekte festzuhalten, die langfristige Planung benötigen. Trello eignet sich hauptsächlich für unkomplizierte Projekte.

3. 3. Wrike

   Etwas komplexer, als die bereits genannten Tools, ist Wrike. Nach einer gewissen Einarbeitungszeit lassen sich die vielfältigen Features gut nutzen. In dem Marketing-Modul können Sie Workflows integrieren und so umfassende Projekte an einem Ort bündeln.

Fazit

In unseren beiden Artiekeln haben wir Ihnen das Thema Projektmanagement nun umfangreich vorgestellt. Sie kennen nun die grundlegenden Fakten und Strukturen des Projektmanagements, sowie Methoden und Softwares, die Ihnen helfen, ans Ziel zu gelangen.